C. trav. Liège (div. Namur), 14 janvier 2025, R.G. 2023/AN/156

Résumé introductif

Ne sont pas passibles de cotisations de sécurité sociale les sommes payées au travailleur constituant des remboursements de frais dont la charge incombe à l’employeur à la condition qu’il s’agisse de dépenses supplémentaires, qu’elles soient réelles et raisonnables et qu’elles soient liées à l’occupation du travailleur.

En cas de forfait, le paiement doit être effectué pour des travailleurs pour lesquels celui-ci est plausible, et ce eu égard à leur description de fonction et aux circonstances de travail.

Dans une matière d’ordre public, le juge n’est pas lié par l’interprétation administrative.

Dispositions légales

• Loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs – article 14
• Arrêté royal du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs – article 19, § 2

Analyse

Faits de la cause

Trois sociétés font partie d’un même groupe (entreprise de boucherie).

Les deux premières (A et B) exploitent des points de vente dans des magasins de la grande distribution et la troisième (C) a pour objet le management et l’administration.

L’ONSS a effectué un contrôle auprès des trois sociétés et suite à celui-ci a procédé à une régularisation d’office, contre laquelle les sociétés A et B ont émis une contestation.

Il s’agit pour la société B de la correction des déclarations trimestrielles du deuxième trimestre 2018 au quatrième trimestre 2020, vu des remboursements mensuels forfaitaires accordés à certains travailleurs pour couvrir des frais exposés.

L’O.N.S.S. rappelle l’article 14 de la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs dont le § 4 dispose qu’en cas de contestation quant au caractère réel des frais à charge de l’employeur, celui-ci doit démontrer la réalité de ceux-ci au moyen de documents probants (...).

Il renvoie également à l’article 19, § 2, de l’arrêté royal du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969, qui admet que ne sont pas considérés comme rémunération les sommes qui constituent le remboursement des frais que le travailleur expose pour se rendre de son domicile au lieu du travail ainsi que des frais dont la charge incombe à l’employeur.

En l’espèce, il s’agit d’abord de frais de nettoyage, de polar, de cache-cou, chaussettes, etc.

Ces frais sont en effet déjà pris en charge par la société vu les règles applicables au sein de la CP 119.

L’O.N.S.S. rappelle également que des frais professionnels - étant des achats dits de confort - peuvent être remboursés le cas échéant sur la base réelle par notes de frais.

Or, il a été constaté que chaque membre du personnel dispose de plusieurs tenues afin de pouvoir en changer plusieurs fois par jour.

Il exclut également des remboursements au titre de frais de parking, de connexion Internet, de représentation, etc., relevant des incohérences, ainsi pour des indemnités pour frais de bureau, connexion Internet et utilisation du PC privé, usage du téléphone privé et frais de représentation.

La société A reçoit également une décision du même ordre.

Rétroactes de procédure

Deux citations sont introduites distinctement par les sociétés le 17 décembre 2021, après avoir payé les montants réclamés, et ce sous réserve.

Elles sollicitent l’annulation des décisions administratives, demandant que les montants sur la base desquels O.N.S.S. a établi sa régularisation soient considérés comme des frais propres à l’employeur et non comme de la rémunération passible de cotisations de sécurité sociale.

Elles demandent également le remboursement des sommes versées.

Le Tribunal du travail de Liège, division Dinant, a statué le 27 janvier 2023.

Après avoir joint les causes, il a admis certains forfaits (étant essentiellement des frais de téléphonie, d’ADSL/PC privé, de menues dépenses et de car-wash).

Il a invité l’O.N.S.S. à procéder à un nouveau calcul.

L’O.N.S.S. interjette appel et les sociétés forment appel incident.

Position des parties devant la cour

L’O.N.S.S. sollicite la réformation du jugement en ce qu’il a admis les forfaits.

L’Office considère que les remboursements forfaitaires s’apparentent à de la rémunération et que les sociétés n’apportent pas la preuve de la réalité des frais exposés par les travailleurs, pas plus que l’exactitude des dépenses, ne prouvant pas non plus le caractère plausible de ces forfaits.

Le premier juge ayant critiqué ses instructions administratives, il estime qu’elles ne sont pas contraires et n’ajoutent pas de conditions à la loi mais établissent des lignes de conduite, celles-ci étant généralement retenues par les cours et tribunaux. Des modifications ayant été opérées depuis octobre 2022, il estime qu’elles ne peuvent valoir pour le passé.

Quant aux sociétés, elle demandent à la cour de dire pour droit que les montants sur la base desquels sont intervenues les régularisations d’office constituent des frais propres à l’employeur et qu’il y a lieu de rembourser les montants versés.

Elles développent une thèse à titre subsidiaire, demandant que soient admis les minima incompressibles en vigueur depuis octobre 2022.

Elles estiment en effet que l’enquête de l’O.N.S.S. s’est limitée à l’audition d’un nombre extrêmement restreint de travailleurs, produisant quant à elles des documents et des attestations permettant de considérer que les frais forfaitaires sont justifiés et plausibles.

Elles plaident également que, dès lors que dans ses instructions administratives l’O.N.S.S. décrit les postes pour lesquels il accepte l’évaluation forfaitaire ainsi que les montants et les conditions dans lesquelles ils peuvent être appliqués, il s’engage ainsi à ne pas remettre en cause la nature de remboursement de frais lorsque les conditions sont remplies.

Sur les forfaits, elles estiment que, si les forfaits initiaux ne peuvent être validés, il faut renvoyer aux forfaits actuellement en place.

La décision de la cour

La cour reprend la loi du 27 juin 1969 en son article 14 ainsi que l’arrêté royal du 28 novembre 1969 pour son article 19, § 2, 4°.

Selon cette dernière disposition, pour constituer des frais dont la charge incombe à l’employeur (et dès lors être exonérées de cotisations de sécurité sociale, (i) les sommes payées aux travailleurs doivent correspondre à des dépenses supplémentaires (ce qui exclut les dépenses inhérentes à la vie quotidienne) mais également être réelles et raisonnables, (ii) elles ne doivent pas être nécessairement inhérentes à l’exécution du contrat mais au moins être liées à l’occupation du travailleur et (iii) le remboursement doit incomber à l’employeur, et ce quelles que soient la source et les modalités de l’obligation.

La cour examine ensuite les instructions administratives aux employeurs de l’O.N.S.S., qui admettent que les frais peu élevés peuvent être évalués forfaitairement pour autant que l’employeur puisse justifier le montant du forfait et que les sommes qui excèdent le montant des frais réellement exposés constituent de la rémunération passible de cotisations de sécurité sociale.

Ces instructions contiennent également une description des différents postes pour lesquels une évaluation forfaitaire est acceptée (montants et conditions).

L’employeur a la charge d’établir par des documents écrits quelle est sa politique de frais et que le paiement est effectué pour des travailleurs pour lesquels le forfait est plausible (description de fonction et circonstances de travail).

Si l’employeur estime que les frais exposés par les travailleurs sont supérieurs au montant forfaitaire, il peut justifier ces frais et dans ce cas la réalité des frais exposés doit être démontrée pour l’ensemble des frais afférents à un poste.

La cour rappelle que la valeur légale des instructions administratives est celle des circulaires interprétatives - celles-ci ne pouvant dès lors modifier le texte légal mais seulement l’expliciter - et que l’interprétation administrative ne lie pas le juge dans une matière d’ordre public.

La jurisprudence admet le recours à l’évaluation forfaitaire dans la mesure où celle-ci et raisonnable et le juge exerce sur la question son pouvoir d’appréciation.

Elle renvoie également à l’arrêt de la Cour de cassation du 18 février 2002 (Cass., 18 février 2002, Pas., 2002, page 449), selon lequel en cas de contestation sur le montant établi par l’O.N.S.S. le juge du fond ne peut pas uniquement accueillir ou rejeter la demande mais, s’il y a remboursement partiel de frais incombant à l’employeur, il peut en déterminer le montant sur la base des éléments connus, et ce même s’ils sont postérieurs au paiement.

La cour passe dès lors en revue les forfaits litigieux et les examine l’un après l’autre (frais de nettoyage de vêtements de travail, frais liés à l’achat de polar, cache-cou, chaussettes,… frais de parking et de garage, frais de carwash, frais liés à l’usage d’un smartphone privé à des fins professionnelles, frais liés au travail à domicile et petites dépenses).

Elle motive pour chacun de ceux-ci son appréciation et retient des forfaits pour le carwash lorsque les travailleurs disposent d’un véhicule de société (15 € par mois), les frais liés à l’usage du smartphone privé à des fins professionnelles (12,50 € par mois) et des frais liés au travail à domicile (100 € par mois).

Elle ordonne une réouverture des débats aux fins de permettre à l’O.N.S.S. de déposer un nouveau calcul.

Dans son dispositif, elle confirme dès lors le jugement pour les frais de nettoyage des vêtements de travail, les frais liés à l’achat de polar, cache-cou, chaussettes etc., les frais d’achat et d’aiguisage de couteaux ainsi que les frais de parking et de garage.

Elle le réforme sur les autres postes, les frais liés aux petites dépenses ne pouvant faire l’objet d’un forfait et les autres faisant l’objet de l’évaluation forfaitaire ci-dessus.